|
REFERENCJE
Zastosowanie A posteriori znacznie zwiększyło efektywność zarządzania firmą, poprzez umożliwienie analizowania dowolnych danych gromadzonych w systemie Exact. Andrzej Nowak, Prezes Zarządu Belin Sp. z o.o.
Nie musimy już czekać na raporty wykonywane przez pracownika IT, by mieć aktualne informacje statystyczne. System dał nam możliwość samodzielnego wykonywania raportów, co spowodowało, że analizowanie aktualnych danych w naszej firmie stało się dostępne i powszechne wśród Kadry Zarządzającej. W tej chwili wiele decyzji biznesowych podejmujemy posiłkując się wynikami analiz wykonanych w A posteriori. System A posteriori doskonale sprawdza się w naszej branży a współpraca z firmą OrderSoft gwarantuje nam pełne i szybkie dopasowanie systemu do naszych zmieniających się potrzeb. - mówi Andrzej Nowak, Prezes Zarządu Belin Sp. z o.o.
Przedsiębiorstwo BELIN Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowe BELIN powstało w 1991 roku. Firma zajmuje się produkcją herbat owocowych, ziołowych oraz ekspresowych herbat czarnych, zielonych i białych. W swej ofercie BELIN posiada także produkty rolnictwa ekologicznego: Angel Tea, Eterni Tea oraz Belin. Asortyment jest wciąż poszerzany, udoskonalany i dostosowywany do preferencji konsumentów. Od samego początku firma dynamicznie się rozwija, czego efektem jest obecnie posiadany park maszynowy zapewniający znaczny potencjał produkcyjny oraz ciągle zwiększająca się ilość pracowników. Aktualnie zatrudniamy ok. 140 osób. Oprócz linii produkcyjnej firma posiada także magazyny oraz laboratorium, które jest bardzo ważnym elementem działalności produkcyjnej. Firma BELIN stawiając na jakość i bezpieczeństwo zdrowotne jest zobligowana do spełniania wymogów GMP, GHP oraz korzystania z systemu zapewnienia jakości zdrowotnej opierającego się na analizie zagrożeń i krytycznych punktów kontroli – HACCP. W działalności firmy znacząca rolę odgrywa eksport. Od 2006 roku osiągnął on ponad 50% udziału w obrocie. Eksport odbywa się do 14 krajów Europy a także do Kanady i USA. Nieustanny rozwój przedsiębiorstwa BELIN i ekspansję rynkową dostrzegli między innymi analitycy magazynu FORBES, przyznając firmie w 2010 roku 35 miejsce w regionie w rankingu DIAMENTY FORBESA – wśród przedsiębiorstw, które najbardziej dynamicznie zwiększyły swoją wartość i pozycję na rynku.
Sytuacja biznesowa przed implementacją: Wyzwania W 2009 roku zarząd firmy uznał za konieczne wdrożenie nowoczesnego systemem informatycznego wspierającego zarządzanie. Wybrano do tego celu program EXACT. Program ten w dużym zakresie spełniał potrzeby firmy. Nie zapewniał jednak eksploracji danych na pożądanym poziomie a rozwój przedsiębiorstwa i chęć prawidłowego nim zarządzania, generowała ciągły wzrost potrzeb analitycznych. Przed podjęciem decyzji o zakupie systemu BI, do wykonywania analiz wykorzystywano proste narzędzia tabelaryczne oraz raporty tworzone w zależności od aktualnej potrzeby. Rozwiązanie to posiadało szereg ograniczeń i wad: - każdy kolejny raport generował koszty związane z jego tworzeniem przez specjalistów IT, - czas oczekiwania na wynik analizy był uzależniony od czasu wykonania struktury raportu – często zbyt długi, - drobne zmiany w strukturze raportu także wymagały prac informatycznych, - brak możliwości samodzielnego tworzenia przez kadrę zarządzającą analizy potrzebnej w danej chwili, - czytelność wyników prezentowanych w tabelach była niezadowalająca, a graficzna prezentacja była często niemożliwa, - brak możliwości zagłębienia się w dokumenty składające się na konkretną wartość ukazywaną w raporcie.
Niezbędny był, więc uniwersalny system BI, który pozwoliłby kadrze zarządzającej na szybkie i samodzielne wykonywanie analiz. Jednocześnie z uwagi na rozbudowaną strukturę firmy (produkcja, sprzedaż, laboratorium) poszukiwano systemu dostosowanego do wewnętrznych i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa BELIN. Oczekiwano analiz obejmujących m. in.:
Sprzedaż: - porównanie sprzedaży konkretnego asortymentu (lub grupy asortymentów) w poszczególnych miesiącach roku - określenie sezonowości, np. czy sprzedaż herbat z kwiatu lipy jest najwyższa w sezonie letnim?, - obserwacja sprzedaży produktu o konkretnej gramaturze w odniesieniu do regionu sprzedaży, np. opakowania herbat z gramaturą 100 saszetek sprzedawane są tylko w Rumunii.
Zakupy: - obserwacja wzrostu/spadku ceny aromatów, - informacje o zmianach udziału kosztu opakowań w sumie kosztów surowcowych.
Finanse: - proporcje między kosztami stałymi i zmiennymi, - wartość i udział poszczególnych rodzajów kosztów w perspektywie czasowej, - wartości kosztów ponoszonych przez poszczególne jednostki firmy, - alokacja kosztów administracyjnych.
Rozwiązanie – przebieg prac wdrożeniowych Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań BI podjęto decyzję o zakupie programu A posteriori. Firma BELIN uzyskała od OrderSoft gwarancję zintegrowania A posteriori z systemem Exact oraz możliwość dostosowania programu do jej indywidualnych potrzeb analitycznych. Z uwagi na dość eksperymentalny rodzaj (unikalne rozwiązania w zakresie zastosowanej ewidencji danych) prac dotyczących wdrożenia A posteriori dla firmy BELIN, OrderSoft zaproponował następujący schemat przebiegu prac:
A. Określenie obszaru dla przestrzeni anlitycznej B. Budowa podstawowej wersji przestrzeni analitycznej C. Weryfikacja poprawności danych (Belin) D. Określenie wymiarów specjalnych (Belin) E. Wykonanie poprawek i budowa wymiarów specjalnych
Bardzo istotnym działaniami były etapy weryfikacja poprawności (C) i określenie wymiarów specjalnych (D), które wykonywali pracownicy BELIN. Przykładem może być część struktury indeksu produktu (fragment indeksu) czy organizacja kilkunastu cech dla każdego z produktów. Prace były prowadzone równocześnie nad kilkoma obszarami analitycznymi, dla każdego z nich, zgodnie z zaplanowanym schematem. Tak powstały przestrzenie analityczne umożliwiające realizację analiz dla przychodów, zakupów, kosztów, realizacji produkcji, zdarzeń produkcyjnych. W przyszłości zaplanowano także wykonanie innych przestrzeni analitycznych: należności i zobowiązania, operacje pieniężne, wynagrodzenia. Taka organizacja prac pozwoliła na rzetelne i sprawne wykonanie w pełni poprawnych i zgodnych z oczekiwaniami użytkowników przestrzeni analitycznych.
Rozwiązanie: uzyskane możliwości analityczne Przed implementacją systemu A posteriori możliwości tworzenia raportów, zestawień i analiz były w firmie BELIN ograniczone i czasochłonne, ponieważ za każdym razem przygotowywane były one przez specjalistów IT. Obecnie, A posteriori zapewnia szybką i bieżącą analizę wielu istotnych elementów funkcjonowania firmy. Kadra Zarządzająca może samodzielne wykonywać raporty obejmujące np.:
Przychody: - obserwacja sprzedaży herbat na przestrzeni roku pod względem aromatów, która umożliwia m. in. zarejestrowanie zjawiska sezonowości – np. zimą wzrasta sprzedaż herbat malinowych a latem herbaty z kwiatu lipy, - porównanie sprzedaży herbat pod względem wielkości opakowania w odniesieniu do regionu, dzięki czemu można zaobserwować zjawisko popularności konkretnej gramatury w konkretnym regionie – np. opakowania herbat o gramaturze 100 szt. sprzedają się tylko w Rumunii, - analiza sprzedaży herbat pod względem opakowania indywidualnego (kształt saszetki), co daje informację o preferencjach klientów w tym zakresie, - porównanie sprzedaży herbat firmy BELIN pod markami obcymi, czego wynikiem jest informacja na temat dochodowości konkretnej marki, - obserwacja sprzedaży dokonywanej przez poszczególnych handlowców, co daje możliwość oceny ich efektywności, - analiza sprzedaży w odniesieniu do kursu walut umożliwia obserwację wpływu kursu walut na marżę.
Zakupy: - obserwacja zakupów materiałów do produkcji, co umożliwia optymalizację zakupów w zakresie wyboru dostawcy pod względem ceny, - porównanie wielkości zakupów u konkretnych dostawców, co pozwala na precyzyjne stworzenie listy stałych dostawców a także dostawców alternatywnych.
Produkcja: - określenie wydajności pracowników w zespole w danym cyklu produkcyjnym dla konkretnego rodzaju produkowanego asortymentu, - obserwacja wielości produkcji w zmiennych interwałach czasowych, - porównanie wydajności pracowników w trakcie zmiany rannej, popołudniowej, nocnej, - ocena wydajność poszczególnych linii produkcyjnych, - sporządzanie rankingów brygadzistów, - ocena wpływu wielkości partii na wydajność produkcyjną.
Zdarzenia produkcyjne: - obserwacja awaryjności maszyn produkcyjnych, - kontrola terminowości czyszczenia maszyn, co w branży spożywczej ma szczególne znaczenie ze względu na określone normy, - planowanie remontów, - optymalizacja zmian dotyczących ustawień linii produkcyjnej.
Wyniki analiz uzyskuje się w formie graficznej – interaktywny i trójwymiarowy wykres oraz w formie interaktywnych tabel. Wykres posiada funkcjonalność bogatej nawigacji - obracania, zmiany skali, powiększania, pomniejszania oraz przesuwania w dowolne miejsce na ekranie. Graficzna prezentacja wyników to bardzo cenna funkcjonalność, ułatwia bowiem obserwację danych. Analiza tendencji zniżkowych czy zwyżkowych na wykresie jest znacznie czytelniejsza niż w tabeli danych. Analizy, graficzne jak i tabelaryczne, posiadają nieograniczony drop-down, który daje możliwość uszczegóławiania wyników i prowadzenia analizy niemal w dowolnym kierunku. Zagłębiając się w analizę można dotrzeć nawet do dokumentów źródłowych, które składają się na konkretny wynik. Analizy, które należy wykonywać wielokrotnie np. w ciągu tygodnia czy miesiąca są zapisywane w Bibliotece Analiz. Można je ponownie wykorzystać w dowolnym czasie. System pozwala na aktualizację zapisanych analiz oraz swobodne ich rozszerzanie i zagłębianie w interesujący użytkownika wynik. Program pozwala też na eksportowanie danych w różnych formatach. Obsługa systemu jest bardzo intuicyjna wręcz banalna i nie wymaga długotrwałego procesu szkoleń, co znacząco wpływa na minimalizację kosztów i czasu wdrożenia programu.
Korzyści Zastosowanie sytemu A posteriori zwiększyło efektywność zarządzania firmą, poprzez umożliwienie łatwiejszego analizowania danych gromadzonych w systemie EXACT. Najważniejsze korzyści z zastosowania systemu - znaczne skrócenie czasu oczekiwania na raporty, co jest nieocenione w procesie podejmowania decyzji biznesowych - rzeczywisty czas wykonania analizy przez system to 10 do 150 sekund, - możliwość samodzielnego wykonywania raportów, co wyeliminowało koszty i zwiększyło zakres wykonywanych analiz, - możliwość graficznej prezentacji wyników, co ułatwia obserwację danych (analiza tendencji zniżkowych czy zwyżkowych na wykresie jest znacznie czytelniejsza niż w tabeli danych), - uzyskiwanie wyników analiz aktualnych w momencie ich wykonywania, dzięki czemu BELIN uzyskuje m. in. bardzo precyzyjną informację o etapie realizacji zamówienia, czy aktualną wartość zamówień niezrealizowanych, - dostosowanie A posteriori do indywidualnych potrzeb firmy w zakresie analizowania danych, oraz możliwość modyfikacji dziedzin analitycznych także po zakończeniu wdrożenia, - możliwości zagłębienia się w dokumenty składające się na konkretną wartość ukazywaną w raporcie, co zwiększa ilość informacji, jaką można uzyskać dzięki jednemu raportowi.
Własne doświadczenia związane z zastosowaniem A posteriori, jako narzędzia do analiz controllingowych pozwalają mi rekomendować ten system wszystkim firmom, które chcą usprawnić procesy zarządzania przedsiębiorstwem w oparciu o nowoczesne technologie informatyczne. - mówi Andrzej Nowak, Prezes Zarządu Belin Sp. z o.o.
Dane Klienta: Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Usługowe „BELiN” Zakład Pracy Chronionej Wojciech Lenartowicz, Robert Erdmann, Andrzej Nowak Spółka Jawna Ul. Sucholeska 34/36 60-479 Poznań Dane firmy wdrażającej: FHU OrderSoft Marek Durski Ul. Zakopiańska 150 60-467 Poznań DOKUMENTACJA
|
